Cosa succede quando un Report smette di essere solo un documento e si trasforma in un vero e proprio strumento di lavoro, capace di guidare l’azione e consolidare la reputazione?
Abbiamo intervistato Daniele Bergamini, Amministratore Unico di Sustenia, società in House a partecipazione pubblica. Daniele ci ha raccontato perché, pur non essendo ancora obbligatorio, hanno scelto di investire in un Report di Sostenibilità e come la sua trasformazione in formato grafico, realizzata con Maillard, sia diventata una necessità strategica per fissare e tramandare la mission e i valori della Società.
Il nuovo documento, ricco di infografiche e ancore visive, non solo rende il lavoro svolto misurabile e comunicabile, ma è diventato un alleato prezioso negli incontri con i Comuni soci e un riferimento interno per l’allineamento di tutta la squadra. La soddisfazione di cui parla Daniele è la prova che la semplicità paga e che un documento di impatto ben raccontato rafforza la reputazione.
Il Report di Sostenibilità è servito come strumento per esprimere valori e mission di Sustenia?
Il report di sostenibilità intanto ci inserisce in un percorso di rilancio societario, di rivisitazione societaria di Sustenia piuttosto importante, quindi per noi era fondamentale poter fissare nero su bianco quelli che sono prima di tutti i valori, la mission fondante di Sustnia e poi i vari risultati che la società ha raggiunto quest’anno, ma più in generale raggiunge negli anni, attraverso il suo operato.
Per cui l’occasione di questo lavoro fatto con Progetto Maillard è stata per Sustenia l’occasione, per la prima volta devo dire la verità, di calare a terra quelli che sono la mission e i valori troppo spesso dati per scontato. Sustenia è una società pubblica in House che ha tra i suoi soci esclusivamente enti pubblici, nove Comuni più Città metropolitana di Bologna. Il turnover inevitabile che c’è nelle amministrazioni pubbliche locali perché i sindaci vanno e vengono, gli assessori anche, rischia di far sì che quella che è l’attività, la funzione di Sustenia, si disperda, oppure a seconda del tipo di richiesta di un socio, di un comune, che sia una cosa piuttosto che un’altra. Per cui per noi l’avvio di questo lavoro anche di creazione di infografiche, di reportistica, era davvero una necessità per far sì che rimanesse traccia di chi è Sustenia, che funzione ha, che missione ha, quali sono i valori. Quindi far si che gli incontri che periodicamente svolgiamo, sia singolarmente che a livello più assembleare con i Comuni nostri soci o con clienti non soci, potessero essere accompagnati da un documento, da qualcosa che venisse consegnato e lasciasse una traccia di chi siamo e cosa facciamo. Una traccia che si tramanda anche di assessore in assessore, di dirigente in dirigente, di sindaco in sindaco per evitare che si parta sempre da capo o si debba mettere in discussione proprio quelli che sono i valori della società a seconda del bisogno che in quel momento ha questo o quello specifico Comune.
Il lavoro di riscrittura del Report è servito anche internamente alla Società?
Sustenia è in una fase di cambiamento ed evoluzione, io peraltro sono uno degli ultimi arrivati perché son qua da fine del 2023. Una delle prime cose che abbiamo fatto internamente col gruppo di lavoro, proprio da quando sono arrivato, è stato organizzare alcuni momenti per arrivare a codificare in maniera puntuale i valori e la mission di Sustenia, perché anche all’interno della Società fatta da persone che sono qua da tanti anni e soprattutto nell’ultimo anno e mezzo, anche da tante figure nuove, rischiava di essere sottinteso, scontato, un qualche cosa che non lo è, finché non lo fissi, non lo condividi, non lo metti per iscritto. Per cui il report di sostenibilità è stato anche un’occasione per la Società stessa, per i suoi dipendenti, per le sue risorse umane per vedere calato nero su bianco, in una sorta di documento ufficiale, quello che era stato un percorso, dare un nome, un cognome dei valori che internamente avevamo definito, codificato, con l’assemblea dei soci e che ora ci sono, sono lì piantati con un paletto a terra. Perché a volte mancano documenti, strumenti di questo tipo. Ovviamente, c’è lo statuto, ci sono documenti più ufficiali, come verbali delle assemblee, verbali dei cda nei quali ci sono anche contenuti di questo tipo, ma poi non arrivano né all’interno della Società né all’esterno.
Per le Società della dimensione di Sustenia i report di sostenibilità non sono ancora obbligatori, perché avete voluto investire in questo Report?
Questa è stata un po’ una cosa che io ho fortemente voluto da quando sono amministratore unico, forse anche per deformazione professionale, perché vengo proprio dal mondo della cooperazione sociale, ambiente in cui, sia per obblighi sia perché è fondamentale comunicare il proprio impatto sociale ed economico, è uno strumento che è diventato ormai ordinario.
Nella pubblica amministrazione, e Sustenia è in questo contesto, è uno strumento meno ordinario, lo è più per le grandi multiutilities, solo alcuni Comuni fanno qualcosa. Invece io ritengo che sia una uno strumento veramente fondamentale prima di tutto per una ricaduta interna che ha, perché chi lavora lì, in questo caso parliamo di Sustenia e quindi per cui chi lavora in Società, si dà per scontato che abbia chiaro quello che è la sua funzione, i suoi valori, i dati, i risultati raggiunti, la misurabilità del lavoro che facciamo, ma non sempre lo è. Per cui iniziare a darsi strumenti di questo tipo, a renderli strutturali di anno in anno, obbliga a darsi degli obiettivi a verificare se sono stati raggiunti, a misurarsi. Sustenia non aveva strumenti di questo tipo finora. Il massimo che veniva fatto era in funzione in occasione della chiusura del bilancio dell’assemblea dei soci preparare delle slide che rendessero un po’ più comunicabili i dati di bilancio, sia di tipo economico che anche progettuale, però eravamo fermi lì. Non c’erano tanti altri documenti o strumenti che rendessero giustizia il lavoro fatto, che rendessero misurabile il lavoro fatto, che lo rendessero comunicabile.
Concretamente: quando tutti gli anni si vanno a trovare i Comuni per definire il POA, (piano operativo annuale), per cui si pensa all’anno precedente in funzione di quello successivo, ci si andava con un quattro fogli Word stampati con la proposta dell’anno seguente. Da quest’anno abbiamo iniziato ad andarci con un qualcosa di più strutturato e professionale, grazie a questo lavoro che è stato fatto. Ci siamo resi conto che un report aggiornato aiuta i Comuni ad avere un quadro complessivo di Sustenia, che svolge tante attività. Ad esempio un Comune per tanti anni ha beneficiato solo di alcuni dei nostri servizi e non ha contezza di quali altre sono le nostre attività di cui potrebbe beneficiare
Avere strumenti di questo tipo aiuta ad allinearsi, perché ogni dipendente, ogni collega della Società che racconta Sustenia a un Comune lo fa a modo suo se non ha una traccia, se non ha un documento da seguire. Si rischia di creare anche confusione, rendere concetti soggettivi quando invece non lo devono essere, non lo sono.
Adesso c’è un documento che prima non avevamo e che non è solo fermo lì dentro un mobiletto e quando c’è l’assemblea lo appoggiamo sul tavolo perché fa bello avere le brochure, è proprio uno strumento di lavoro.
E questo ci ha aiutato molto, per cui siamo veramente molto soddisfatti non solo per il risultato grafico, ma proprio per la funzionalità che ha questo documento.
Ritieni che questo strumento abbia contribuito, oltre che a far comprendere meglio chi sia Sustenia e cosa faccia, anche a rafforzare la sua reputazione o è ancora troppo presto per dirlo?
Le occasioni di incontrare i comuni sono per lo più legate alle assemblee dei soci e al giro che facciamo individuale di condivisione del piano di servizi annuale. Appena arrivato in Sustenia mi sono reso conto che in queste occasioni di incontro e scambio mancava qualche cosa, nel senso che verbalmente si condividono dei contenuti, ma poi verba volant, per cui usciti dal Comune, al sindaco, all’assessore, al dirigente rischia di rimanere poco della molteplicità di informazioni che condivise. Esempio concreto: abbiamo appena concluso il giro dei 10 Comuni soci per la presentazione, la condivisione della proposta annuale 2026, ci siamo andati con le nostre belle brochurine nuove, con il report 2024, e il riscontro è stato immediato, magari era la prima volta che lo presentavamo, per cui c’era l’effetto novità.
Però in realtà tutti quanti hanno notato la cosa ed è stato oggetto di condivisione, di scambio con loro. Il rimando è stato molto positivo nel poter avere in mano uno strumento che li aiutasse ad avere un quadro più complessivo, più chiaro sia dei dati numerici che di quelli che sono i dati più progettuali e di contenuti e qualitativi delle attività svolte.
Per cui i feedback ci sono stati e sono stati positivi, a conferma del fatto che strumenti di questo tipo siano necessari e fondamentali per noi. Anche perché Sustenia è un “animale” un po’ strano, nel senso che in realtà non è la classica Società che si occupa dei rifiuti, dell’acqua, del gas, per cui a un Comune socio è chiaro in modo evidente cosa faccia. Sustenia si occupa di ecologia applicata, tutela ambientale, biodiversità, per cui concretizzare concetti di questo tipo in un servizio, in un’attività, in un progetto non è semplicissimo, me ne rendo bene conto.
Per questo bisogna che ci sia un’immediatezza da parte nostra nello spiegarlo alle amministrazioni.
Quale consiglio daresti ad altre aziende o enti che si interrogano sull’importanza di rendere i propri documenti di impatto non solo accurati, ma anche coinvolgenti e visivamente narrativi?
Secondo me per un’azienda è fondamentale avere strumenti di questo tipo. Quello di cui mi sto rendendo conto, sempre per la deformazione professionale data dal mondo cooperativo da cui vengo, è l’importanza di andare sempre più verso strumenti di questo tipo all’interno dei quali trovi riscontro, una misurabilità e degli obiettivi perseguiti, una verifica del fatto che siano stati raggiunti o meno o a che livello. Questo lo dico perché quest’anno noi siamo abbastanza carichi perché c’è l’effetto “wow” del nuovo, ma c’è il rischio che alla lunga che sia un strumento statico potrebbe far sì che passate, 2 3 o 4 anni si inizia a percepirne meno l’utilità, mentre secondo me devono essere strumenti dinamici. Se guardo già gli anni a venire e mi piacerebbe che sempre più ci fosse un documento di questo tipo all’interno del quale però non c’è sempre quello la stessa cosa, lo stesso tipo di contenuto, ma inizia a trovar spazio anche una misurabilità dei servizi, dei progetti e delle attività svolte. È un lavoro interno alla società che deve imparare a darsi degli obiettivi, misurarli e poi attraverso chi fa il vostro mestiere trasmetterli in termini grafici di contenuto in maniera efficace e adeguata.
Secondo me sempre più studi come il vostro dovrebbero aiutare il cliente a entrare in quest’ottica qua. Cioè: cos’è importante comunicare? Perché il mondo evoluto vuole sempre più dati che diano contezza di quello che hai fatto, se è stato efficace, non efficace, obiettivi raggiunti e quindi chi da solo non lo fa è utile che abbia società come le vostre che glielo suggeriscono, li accompagnano in un percorso di questo tipo.
